Expertenkommentar von Sebastien Marchon, CEO von Rydoo
Das manuelle Prüfen der Abrechnungen von Reisekosten und Spesen gilt vielen Finanzabteilungen als ineffizienter Zeitfresser. Mit dem Versprechen einer Entlastung der Teams und noch dazu einer höheren Compliance-Quote präsentieren sich KI-Tools als Lösung dieses Zustandes. Bloße Software-Anschaffung reicht für eine erfolgreiche Integration von KI im Expense Auditing allerdings nicht aus. Technologie muss mit Change-Management verbunden werden. Über drei Punkte sollten sich Unternehmen dabei besonders Gedanken machen:
1. Eine schrittweise Adaption
Der Weg zum KI-Auditing sollte als Reise in Etappen verstanden werden. Anstatt das gesamte System über Nacht umzustellen, sollten Finanzverantwortliche die KI zunächst als Assistenztool begreifen, das Routineaufgaben übernimmt und so den Freiraum für komplexe Analysen schafft. Dabei sollte als erster Punkt generell Prävention im Vordergrund stehen, damit Probleme gar nicht erst entstehen. Schritt zwei ist dann das Augmentieren menschlicher Fähigkeiten – KI soll den Prüfern als Werkzeug die Arbeit erleichtern. Am Schluss soll schließlich eine Teil-Automatisierung stehen. Keine vollständige, denn sie soll nur dort greifen, wo es sinnvoll ist. Denn der Mensch hat im Prozess nach wie vor seine Daseinsberechtigung.
2. Human in the Loop
Alle bisherigen Praxiserfahrungen zeigen: Vollständige Automatisierung ist derzeit weder das primäre Ziel führender Finanzentscheider, noch ist sie sinnvoll. Der gegenwärtige Best Case ist ein Human-in-the-Loop-Ansatz (HITL.) KI filtert den größten Teil Unstimmigkeiten heraus oder markiert sie, die finale Entscheidungsgewalt bleibt jedoch beim Menschen. Dieser hybride Ansatz kombiniert den Detailgrad und die Kapazitäten der KI mit dem notwendigen Kontext und Fingerspitzengefühl erfahrener Mitarbeiter.
3. Auf langfristige Trends ausrichten
Die Zukunft des Spesenmonitorings ist nicht Detektion von Verstößen, sondern Echtzeit-Begleitung. Anstatt Verstöße erst bei der Prüfung zu entdecken, schafft moderne KI die Möglichkeit für eine „Policy as Code“-Strategie. Das bedeutet in der Praxis: Mitarbeiter erhalten bereits während der Eingabe ihrer Belege ein dynamisches Feedback. Ziel ist es, dadurch ein System zu schaffen, in dem „No-Touch-Spesen“ bei risikoarmen Erstattungsfällen zum Standard werden können, während agentische KI-Tools die Governance dynamisch und adaptiv steuern.
Diese kurze Zusammenfassung zeigt, dass KI im Spesen-Auditing mehr sein sollte als nur ein IT-Projekt, wenn Unternehmen das vollständige Potenzial nutzen möchten. KI-Tools können eine Transformation der gesamten Kultur sein, wie Spesenmanagement in Unternehmen gedacht wird: Von der Fehlerkontrolle hin zum strategischen Compliance-Werkzeug. Eine erfolgreiche Implementierung beachtet deshalb nicht nur die Technologie, sondern auch das nötige Change-Management.
Über Rydoo:
Rydoo ist ein führendes B2B SaaS-Unternehmen mit einer Plattform für intelligentes Spesenmanagement, die Spesenflüsse automatisiert und durch einfachere Erstattungszyklen für mehr Komfort, Compliance und Kontrolle im Prozess der Spesenabrechnung sorgt. Mit einer mobilen sowie Web-basierten App können Mitarbeiter effizient Ausgaben in Echtzeit erstellen, einreichen und genehmigen. Finanzteams können die flexible Lösung in ihre HR-, Finanz- und ERP-Tools integrieren. Weiterhin können sie mit Rydoo die Ausgabenmuster und Fahrer des Unternehmens identifizieren und sicherstellen, dass Kilometerabrechnungen und Pauschalvergütungen überall konform sind. Rydoo verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Branche. Ein Team von 150 Mitarbeitern in acht Ländern weltweit unterstützt mehr als eine Million Nutzer. Deutscher Standort ist München.
Seit Juni 2024 ist Eurazeo Mehrheitsaktionär von Rydoo. Eurazeo ist eine führende europäische PE-Firma und Investmentgruppe mit einem Vermögen von über 35 Milliarden Euro, die in über 600 Unternehmen weltweit investiert hat.
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