Kommentar von Sebastien Marchon, CEO von Rydoo
Die Digitalisierung von Reisekosten und ähnlichem galt eigentlich als erledigt. Mit der E-Rechnungspflicht müssen Apps nun aber mehr können, als Rechnungen bloß zu fotografieren. Das ist jedoch eine gute Nachricht, denn die E-Invoice ist kein lästiges neues Gesetz, sondern das fehlende Puzzleteil zur vollständigen Automatisierung. Der Prozess wird transparenter, sicherer und unsichtbarer. Ein Effizienzsprung steht bevor.
Das einfachste Beispiel, warum die E-Rechnungspflicht im Bereich Reisekosten relevant wird, sind alle Hotelrechnungen über 250 Euro. Solche dürften in den meisten Unternehmen mit Dienstreisen der Regelfall sein.
Vom Foto zum Datenstrom: Schneller und Betrugssicher
Die Formatänderung führt aber auch dazu, dass Tools zum Spesenmanagement künftig mehr leisten können müssen als bloße Texterkennung von PDFs oder papierbasierten Belegen via OCR. Der neue Standard für E-Rechnungen sind die Formate ZUGFeRD oder XRechnung. Diese enthalten alle relevanten Angaben als strukturierte Datensätze (XML). Während das digitale Reisekosten-Management bisher darauf basierte, die analoge Welt in digitale Daten zu übersetzen, erlaubt die E-Invoice damit eine Kommunikation in einer einheitlichen Daten-Sprache.
Dadurch dürfte in Zukunft beispielsweise das manuelle Korrigieren von ausgelesenen Daten dank der einheitlichen, digitalen Basis gegen Null tendieren. Auch typische „Papier-Probleme“ wie Handschrift, verblasste Schrift, Nässe oder Knittern entfallen. Der Prozess wird deutlich weniger anfällig für Fehler und auch die Betrugssicherheit steigt. Denn als Folge der strukturierten Daten werden automatische Compliance-Prüfungen wie “ Smart Audit (https://www.rydoo.com/)“ noch präziser. Da die E-Invoice fälschungssicher ist und direkt vom Aussteller kommen kann, sinkt das Betrugsrisiko. Manipulierte Fotos, PDFs oder Zettel gehören der Vergangenheit an.
Der Idealfall: Unsichtbare Abrechnungen
Darüber hinaus steht unter dem Strich noch mehr Potenzial für Automatisierung. Reicht ein Mitarbeiter eine E-Rechnung ein, fällt es dem System noch leichter, diese automatisch auszufüllen, zu kategorisieren, per KI zu prüfen und durch den richtigen Workflow zu leiten. Die Mehrheit aller Rechnungen ist simpel genug, um somit komplett ohne menschliche Überprüfung automatisch abgewickelt zu werden. Dieses Vorgehen kann den manuellen Aufwand um bis zu 60 % reduzieren. Der Verwaltungsaufwand sinkt und das Bearbeiten von Spesen wird zum großen Teil zur „Touchless Experience“. Aufgaben, die das Backoffice seit Jahren belasten, werden schneller, einfacher und leichter zu überblicken. Das Spesenmanagement wird so von einem manuellen zu einem skalierbaren Prozess – Eine lange bestehendes Effizienz-Herausforderung der deutschen Wirtschaft kann endlich Vergangenheit werden.
Damit diese Vision Praxis werden kann, benötigt es aber ein geeignetes Tool. Die Checkliste dafür umfasst vor allem drei zentrale Punkte: Kann das Tool mit den Formaten ZUGFeRD und XRechnung umgehen? Hat es eine direkte Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware? Hat es für Rechnungen unter 250 Euro auch eine OCR-Erkennung, die solche Kleinbeträge zuordnen kann? Ist dies gegeben, sind Dienstreisen bereit für die E-Invoice.
Über Rydoo:
Rydoo ist ein führendes B2B SaaS-Unternehmen mit einer Plattform für intelligentes Spesenmanagement, die Spesenflüsse automatisiert und durch einfachere Erstattungszyklen für mehr Komfort, Compliance und Kontrolle im Prozess der Spesenabrechnung sorgt. Mit einer mobilen sowie Web-basierten App können Mitarbeiter effizient Ausgaben in Echtzeit erstellen, einreichen und genehmigen. Finanzteams können die flexible Lösung in ihre HR-, Finanz- und ERP-Tools integrieren. Weiterhin können sie mit Rydoo die Ausgabenmuster und Fahrer des Unternehmens identifizieren und sicherstellen, dass Kilometerabrechnungen und Pauschalvergütungen überall konform sind. Rydoo verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Erfahrung in der Branche. Ein Team von 150 Mitarbeitern in acht Ländern weltweit unterstützt mehr als eine Million Nutzer. Deutscher Standort ist München.
Seit Juni 2024 ist Eurazeo Mehrheitsaktionär von Rydoo. Eurazeo ist eine führende europäische PE-Firma und Investmentgruppe mit einem Vermögen von über 35 Milliarden Euro, die in über 600 Unternehmen weltweit investiert hat.
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